Krajowy Rejestr Sądowy działa od 2001 r. jako scentralizowana, informatyczna baza danych, prowadzona przez wybrane sądy rejonowe (działające w większych miastach Polski),  która  składa się z trzech osobnych rejestrów:

• rejestru przedsiębiorców,
• rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
• rejestru dłużników niewypłacalnych.

Do rejestru przedsiębiorców wpisane są w szczególności spółki prawa handlowego (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka partnerska, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna) oraz oddział i przedstawicielstwo.

Wpisowi do rejestru podlegają:

• rejestracja nowego podmiotu,
  
• wszelkie istotne zmiany danych przedsiębiorcy w szczególności dotyczące kapitału i wspólników, osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu i członków organów, sprawozdania finansowego podmiotu.

Dla każdego podmiotu wpisanego do KRS sądy prowadzą odrębne akta rejestrowe (w postaci papierowej), które obejmują w szczególności dokumenty potwierdzające informacje wpisane do rejestru, a także wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu.

Krajowy Rejestr Sądowy może zawierać także inne, istotne dane o przedsiębiorcy, w tym między innymi:

• informacje o zaległościach podatkowych i celnych,
• zaległościach wobec ZUS,
• wierzycielach i wysokościach niespłaconych wierzytelności.

Krajowy Rejestr Sądowy jest jawny - każdy może przeglądać akta rejestrowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców (w siedzibie sądu) i otrzymać odpisy z KRS (na terenie całego kraju za pośrednictwem ośrodków Centralnej Informacji KRS). Z drugiej strony, nikt nie może zasłaniać się nieznajomością treści wpisów do KRS.

Ponadto na stronie Internetowej http://pdi.cors.gov.pl/KRSSED/ istnieje również możliwość wyszukiwania podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Podmioty wyszukiwane są według nazwy lub numeru KRS, a na stronie Internetowej podawane są podstawowe dane wyszukiwanego podmiotu.